La palabra «oficina» se origina en el latín «officium» que se traduce como «bureau». El término se centraba más en el grupo de funcionarios que en la sala en la que trabajaban. El Panteón es un ejemplo perfecto. Los romanos fueron de los primeros en darse cuenta de la importancia de tener un edificio donde sus funcionarios pudieran orquestar las operaciones de las diferentes instituciones oficiales.
Por otra parte, se cree que el término «hot-desking» se deriva del término militar «hot-racking», que se utilizaba principalmente en los submarinos en los que varios marineros compartían una litera para ahorrar espacio.
Entonces, ¿Qué es el «hot-desking»?
El «hot-desking» es la práctica llevada a cabo en una empresa en la cual retiran los escritorios personales para ahorrar espacio y reducir costes. En lugar de que cada miembro del personal tenga un escritorio propio, algunos se quitan para hacer espacio. La asignación de los sitios pueden realizarse de varias maneras: los escritorios se ponen a disposición por orden de llegada, cada trabajador puede escoger el suyo de forma habitual, se van rotando las posiciones, etc.
El «hot-desking» no debe confundirse con el «hot-podding» y otros términos similares. A menudo estos son utilizados por pequeñas empresas o por empleados de empresas más grandes que trabajan a distancia. En esos casos, un proveedor de oficinas pone a disposición una serie de espacios de trabajo en una zona compartida, de manera similar a un cibercafé. Estos lugares cuentan con acceso a todas las instalaciones comerciales que estarían a disposición de los inquilinos.
¡Puedes conocer nuestros servicios auxiliares ingresando en este link!
Ventajas del hot-desking
En cuanto a las ventajas del hot-desking, encontramos un fuerte argumento comercial a favor de esta modalidad de espacio de oficina flexible. Algunas empresas informan de un ahorro de costes de hasta el 30% cuando implementan la técnica de ahorro de espacio de los hot-desks en sus oficinas.
La reducción del espacio les permite trasladarse a oficinas más pequeñas, o bien utilizar el espacio que ahorran de forma diferente. También permite ahorrar en los costes adicionales en los que estos usos habrían incurrido.
¿Cuáles son los beneficios?
Según los empleadores y especialistas (personas que ganan su dinero re-diseñando espacios de oficina) los beneficios del hot-desking son muchos y variados.
- El «hot-desking» ahorra costes. Fomenta la creatividad al impulsar las oportunidades para que los trabajadores hablen con colegas con los que normalmente no hablarían. Esto conduce a una mejor ética de equipo y a un aumento de la productividad. Puede ayudar a crear un lugar de trabajo más inclusivo, y por lo tanto más feliz, al romper los grupos cerrados que se crean dentro de la oficina.
- Es un tendencia en auge. Muchas grandes empresas emplean técnicas similares en sus oficinas, adaptando espacios flexibles para poner en práctica esta modalidad. La empresa proporciona tantos escritorios como sean necesarios. Una fuerza de trabajo moderna y flexible, significa que no todo el personal está en la oficina al mismo tiempo, así que esto tiene sentido.
- La introducción de una política de «hot-desking» fomenta una actitud más rápida y colectiva hacia el trabajo. Genera una mayor comunicación entre los diferentes equipos y proporciona un entorno de trabajo más creativo e inclusivo en la oficina. El «hot-desking» ayuda a capitalizar esto y proporciona un entorno de trabajo flexible en el que el personal no está metafóricamente «encadenado» a un solo escritorio y puede empezar y terminar en los momentos más adecuados para su equilibrio entre trabajo y vida. De esta forma, además, se demuestra al equipo confianza en ellos.
Estamos en la era de la oficina conectada y de permitir que la gente, a través de sus dispositivos móviles o tabletas, encuentre el espacio que necesita, pero sin dejar de ser eficiente con el espacio. Esto permitirá a las empresas expandirse dentro del espacio que actualmente poseen en lugar de reubicarse. Acción que no sólo se refiere al coste de la oficina o el espacio de trabajo, sino que también es un gran cambio para el negocio.
Peligros del hot-desking
Como toda nueva situación, es complicado que sea absolutamente perfecta y libre de algún peligro en el que se pueda incurrir si se hace un mal empleo de esta práctica.
Estas son las 4 cualidades que los estudios han determinado como las más importantes a la hora de trabajar en perfectas condiciones dentro de una oficina.
- Concentración: Trabajo individual que implica concentración y atención a una tarea en particular.
- Colaboración: Trabajar con otros para lograr un objetivo.
- Aprendizaje: Adquirir conocimientos o aptitudes mediante la educación o la experiencia.
- Socialización: Interacciones para crear confianza, vínculos y valores, identidad colectiva y relaciones productivas.
Los resultados de las investigaciones ilustraron que el factor más significativo para aumentar la productividad en el lugar de trabajo, no es la capacidad de colaborar, sino la capacidad de concentrarse. Precisamente la concentración es lo que más dificultan los nuevos entornos de tipo «hot-desking».
Las interrupciones de los compañeros de trabajo, las distracciones auditivas y visuales, se combinan para hacer que la concentración sea uno de los elementos más complicados de contener.
Más allá de ello, si se logran superar las barreras de la falta de concentración en una oficina, puede ser una alternativa recomendable para obtener productividad y ahorro en costes de oficina.
