El gasto regular de una pequeña cantidad de fondos destinados a un plan de mantenimiento es mucho mejor para un edificio, y más rentable, que las grandes inyecciones de capital cada 20 años más o menos. La gente a menudo piensa que una vez que un edificio que ha sido «restaurado» no necesita ser reformado de nuevo por muchos años.
Pero muchas reparaciones importantes de edificios históricos podrían haberse evitado si se hubieran limpiado cosas simples como fugas en los tubos de desagüe y canaletas o reparado rápidamente.
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¿Qué es un plan de mantenimiento de instalaciones?
El mantenimiento se define como el cuidado continuo de protección de las estructuras, el contenido y el entorno de un lugar.
El mantenimiento puede ser categorizado de acuerdo a por qué y cuándo ocurre. Como el mantenimiento correctivo, que es el trabajo necesario para llevar un edificio a un nivel aceptable. Este a menudo se engloba dentro de un plan de conservación junto con el tratamiento de la humedad ascendente; o mantenimiento planificado trabajo para prevenir los problemas que se repiten de manera recurrente dentro de la vida de un edificio, como la limpieza de canalones o la pintura.
Así mismo, el plan de mantenimiento se hace cargo del mantenimiento correctivo de emergencia. Estos son trabajos que deben iniciarse inmediatamente para proteger la salud, la seguridad, etc. de las personas que lo habitan. Esta protección atiende a razones que puedan dar lugar a un rápido deterioro de la estructura o tejido si no se lleva a cabo el mantenimiento. Por ejemplo, la reparación del techo después de los daños causados por la tormenta, eliminación de grafitis o reparación de vidrios rotos.
En cualquier caso, el responsable de las reparaciones urgentes debe estar preparado. Porque el mantenimiento de los edificios también puede ser categorizado según quién lleva de los trabajos de mantenimiento.
Tipos de planes de mantenimiento
Diferenciamos claramente entre mantenimiento de cosas de nuestra vivienda, que deben ser realizadas por los administradores de la propiedad; o mantenimiento de segunda línea, que es realizado por especialistas en construcción.
El equipo y la planta instalados dentro de un edificio también necesitan una rutina y la reposición de consumibles para mantenerlos en funcionamiento y aptos para el trabajo. Normalmente, tienen un servicio y mantenimiento específico. Estos son requisitos que se proporcionan mediante un contrato de servicios, a menudo con el proveedor del mantenimiento.
¿Por qué debes tener un plan de mantenimiento?
La razón principal para un plan de mantenimiento es que es él más una forma rentable de mantener el valor de un activo. Las ventajas de un plan son:
- La propiedad se organiza y mantiene de forma sistemática.
- Los servicios de construcción pueden ser supervisados para ayudar a su uso eficiente.
- Se puede mantener el estándar y la presentación de la propiedad.
- Toma de decisiones subjetivas y mantenimiento correctivo de emergencia se minimizan.
Cuando se descuidan los edificios, pueden producirse defectos que pueden dar lugar a daños extensos y evitables en el tejido o el equipo del edificio. El descuido del mantenimiento también puede dar lugar a riesgos de incendio y de seguridad, que podría dar lugar a que los propietarios de los edificios fueran declarados legalmente responsables de cualquier lesión.
Gestión total de activos
El plan de mantenimiento forma parte de una estrategia de gestión total de activos. La gestión total de activos tiene por objeto el mejorar la relación calidad-precio de los activos del sector público.
Ya sea de propiedad pública o privada, una buena gestión de los bienes patrimoniales debe incluir una planificación de conservación eficaz destinada a conservar los valores patrimoniales, y programas de mantenimiento eficaces para dirigir el dinero de manera efectiva y sabia.
El registro del activo
Cualquier administrador de un edificio, necesita saber y registrar en detalle lo que se están manejando. Sin esta información no puedes decidir sobre una política de mantenimiento o estimar sus gastos para un presupuesto.
La información básica que un administrador de un edificio necesita tener incluye:
- Planos, mostrando la ubicación de todos los elementos, servidumbres y
- Detalles de la construcción, edad y condición del edificio
- Detalles de los servicios, requisitos de mantenimiento, nombres y contactos de los responsables del mantenimiento, dimensiones y áreas de alojamiento, requisitos del consejo local, listas de patrimonio, informes sobre el edificio, incluido un plan de gestión de la conservación, detalles de trabajos de conservación anteriores.
Herramientas para un Plan de Mantenimiento
Ficha de inventario de estudio del patrimonio
A menudo son preparadas por el consejo local, aunque los propietarios con varios bienes patrimoniales suelen preparar los suyos propios. La hoja de inventario suele incluir una descripción del objeto, información sobre la arquitectura, el estilo, la importancia histórica y los listados de patrimonio y una fotografía.
Datos
Las hojas son normalmente accesibles en una base de datos y pueden ser ampliadas a cualquier nivel de detalle. Pueden incluir no sólo edificios sino también árboles, habitaciones individuales, muebles, obras de arte y objetos.
Libro de registro del día o diario
El diario sirve para registrar los defectos, las lesiones y los gastos diarios notificados.
El diario de mantenimiento
En él se registran todos los trabajos de mantenimiento realizados, incluida una descripción de la obra, la fecha de finalización, el costo estimado y real, el contratista y garantías. Un sistema de referencias cruzadas debería permitir que los detalles de los tratamientos como fungicidas, tipos de pintura y colores para ser fácilmente accesibles en el futuro.
Como el cuaderno de bitácora incluye el precio real del trabajo realizado, es una valiosa fuente para futuros presupuestos.
Encuesta de inspección periódica
Todas las propiedades deben ser inspeccionadas a intervalos regulares para identificar cualquier deterioro y los trabajos de mantenimiento necesarios, incluida la limpieza. Los registros muestran la historia del estado de un artículo, y son una guía de las probables problemas y costos futuros. Indican si una propiedad está siendo sobre o sub-mantenimiento o mal uso, y puede mostrar si el mantenimiento anterior fue inapropiado o si hay defectos de diseño o materiales.
Podría ser ventajoso registrar el rendimiento a largo plazo de los materiales y procedimientos de reparación a fin de evaluar su idoneidad para futuros trabajos de mantenimiento. En los casos en que pueda haber cambios en el personal de mantenimiento, el hecho de no llevar registros detallados podría dar lugar a la repetición de errores anteriores. La utilidad de los registros escritos se verá a menudo reforzada por la toma periódica de fotografías para ilustrar los efectos perjudiciales cambios en el rendimiento de la reparación.
Preparando un presupuesto
Los gastos anuales presupuestados para mantenimiento pueden ser de dos tipos:
- Gastos comprometidos, que incluyen las tareas que se realizan cada año como parte del mantenimiento planificado, como los contratos de mantenimiento.
- Gastos variables, que incluyen las tareas regulares dentro de un programa general de mantenimiento planificado que pueden no ocurrir cada año. El administrador del edificio ejerce cierta discreción y decide las prioridades de estas tareas.
El objetivo de un presupuesto de mantenimiento es reducir los gastos gestionados a lo largo del tiempo en la medida de lo posible y sustituirlos por gastos variables.
Las inspecciones regulares pueden ayudar a identificar cómo están funcionando los componentes y cuándo podrían fallar.
¿Qué debe incluir un presupuesto?
Los presupuestos deben incluir los costos de las inspecciones, la sustitución de materiales o acabados, limpieza y cualquier avería imprevista o reparaciones. El presupuesto para estos artículos se hará más preciso con el tiempo si se mantienen registros detallados de los gastos de mantenimiento. Los presupuestos necesitan un sistema de control simple, con informes regulares y frecuentes sobre los gastos reales y comprometidos.
